Criterios para la valoración documental
En el contexto archivístico mexicano o bien, en lo que respecta a los archivos de las Instituciones, la principal problemática que presentan es la explosión documental. Lo anterior significa, en términos coloquiales, la “acumulación de papeles”, un problema que surge en los archivos cuando no se tienen criterios para organizar la documentación. De ahí la importancia de tomar en cuenta los procesos de gestión documental y sobre todo, de conocer el ciclo de vida de los documentos, pues a partir de su generación o recepción se desprende uno de los trabajos más complejos del quehacer archivístico, el conocer “su valor documental”.
La valoración documental es el proceso mediante el cual se estudian y analizan cada una de las partes que conforman al documento de archivo. Y consiste en “el análisis e identificación de los valores documentales; es decir, el estudio de la condición de los documentos que les confiere características específicas en los archivos de trámite o concentración, o evidenciales, testimoniales e informativos para los documentos históricos, con la finalidad de establecer criterios, vigencias documentales y, en su caso, plazos de conservación, así como para la disposición documental”. (Ley General de Archivos, artículo 4, fracción LIX).
Lo anterior implica para el titular del Área Coordinadora de Archivos, estudiar y conocer a la Institución, a través del análisis de las funciones de cada una de las áreas generadoras de la información, esto con la finalidad de determinar y/o descartar la necesidad de conservación, considerando los beneficios sociales (externos) o administrativos (internos) de la documentación. Conocer el marco normativo general y específico que regula los trámites de las transferencias documentales primarias y secundarias, así como los procesos de depuración o baja documental. Esto último, considerando siempre que los procesos de destrucción de documentación son acciones definitivas e irreversibles, de manera que se debe de tener claro que cualquier error puede afectar el derecho humano de acceso a la información a futuras generaciones o bien, puede perderse la historia total o parcial de las instituciones, del estado o de la nación. Por ello, la Ley General de Archivos propone la creación de un grupo interdisciplinario en cada sujeto obligado, el cual deberá establecer los criterios de valoración documental.
Asimismo, dos puntos importantes que no se deben dejar a un lado en la valoración documental, son: el análisis de la clasificación de la información y el análisis e identificación de los valores secundarios. El primero, refiere a determinar si la información de los documentos contiene datos personales, información reservada o sensible. El segundo, se refiere a los valores secundarios que son los que determinan la trascendencia de la documentación como testimonio, evidencia con impacto social o como instrumento informativo.
