La importancia de la capacitación en materia de archivos

Por: Hertino Avilés Albavera 

La capacitación se ha vuelto una necesidad, un derecho y una obligación primordial que busca desarrollar las habilidades, conocimientos y actitudes de las personas con el fin de fortalecer su función y mejorar la capacidad de respuesta ante los cambios del entorno o de los requerimientos laborales. 

            En la administración pública, la capacitación en materia de archivos es un elemento transversal para la adecuada gestión documental. Mejora la organización interna y reduce los tiempos de búsqueda y recuperación de la información, garantiza los derechos humanos de acceso a la información y de protección de datos personales. Contribuye activamente a transparentar las acciones públicas y facilita la toma de decisiones informadas. 

            La capacitación en este ámbito, permite a las personas servidoras públicas comprender la importancia de la conservación documental desde su utilidad social, es decir, como custodios de la memoria histórica y cultural de las instituciones y como custodios de derechos humanos.

             Por lo tanto, la capacitación en materia archivística para la administración pública es una obligación que debe ser atendida con oferta de cursos, talleres, conferencias, congresos, diplomados, o cualquier estudio que permita adquirir los conocimientos teóricos y prácticos a todos los involucrados en la administración, guarda y custodia de los archivos.

Para el caso de los responsables de las áreas de archivo, la Ley General de Archivos, a través de su artículo 99, insta a los sujetos obligados a que contemple para el personal que cubre esta área especializada, una certificación en materia archivística a fin de lograr un estándar mínimo y homogéneo de competencias laborales en el manejo de los archivos. 

Sin embargo, es importante mencionar que la oferta de capacitación o profesionalización en materia archivística que los sujetos obligados deben de contemplar para su personal, no necesariamente conlleva un gasto. Pues se puede lograr a través de la disposición, la planeación y la gestión para celebrar acuerdos interinstitucionales y convenios con instituciones educativas, centros de investigación y organismos públicos o privados, para recibir servicios de capacitación en esta materia. Así por ejemplo, en la entidad Morelense, el Instituto Estatal de Documentación de Morelos (IEDM) y el Instituto Morelense de Información Pública y Estadística (IMIPE), ofertan capacitación gratuita de forma presencial o remota. 

Derivado de lo anterior, me permito hacer una invitación a los sujetos obligados para atender la importancia de la capacitación en materia de archivos.