La historia de todas las sociedades ha quedado registrada en diversos documentos y sólo a través de éstos, existe constancia del conjunto de actividades de la humanidad. Por tanto, los archivos son fuentes de información de la vida cotidiana y de la memoria individual y colectiva para comprender el pasado, documentar el presente y prepararse para el futuro.
En este sentido, los archivos públicos, como depositarios de información han permitido defender los derechos de las personas desde su nacimiento a través de la oficina del Registro Civil en los Archivos Municipales. Otorgando el derecho humano a la identidad por medio de un documento, llamado “acta de nacimiento”. Mismo que atañe atributos de la personalidad jurídica, como el nombre, la nacionalidad, el lugar de nacimiento, sexo e incluso el entorno familiar. Asimismo, de forma natural, todos dejamos constancia de eventos vitales y legales en nuestras vidas mediante nuevos registros que se depositan en estos archivos. Por ejemplo: matrimonio, divorcio, adopciones, nacionalidades, entre otros, hasta concluir la existencia de la persona. Entonces, el “acta de defunción”, es el último registro que documenta el fallecimiento de una persona, certificando información como la fecha, hora y lugar de la muerte, la causa de la defunción y los datos de identidad del fallecido. Pero habrá que mencionar que la utilidad de este documento una vez fallecida la persona puede seguir teniendo transcendencia legal para los familiares pues es un documento indispensable para que se cobren pensiones de orfandad, viudez, pagos de indemnizaciones o seguros.
El vínculo entre el documento de identidad y el de defunción, también puede estar relacionado con el derecho a la propiedad. Esta información se puede encontrar en los archivos notariales, y puede ser utilizado por las personas que acrediten el interés jurídico de bienes a través de los testamentos, sólo por mencionar una de las muchas funciones y servicios que este tipo de archivos ofrece a la ciudadanía.
No obstante, regresando a la utilidad del documento “acta de nacimiento”, tenemos que tener presente que éste, se convierte de manera automática en la llave de acceso a otros derechos esenciales como el derecho a la salud, la educación, la protección y la inclusión en la vida económica, cultural y política de cualquier individuo y esta se documenta en cada uno de los archivos donde se registra el trámite. De esta manera, la importancia de los archivos públicos se puede resumir como el testimonio, la garantía y la memoria de cada persona.