Los documentos nos permiten comunicarnos, dejar constancia de asuntos o trámites que realizamos y es una prueba material de gran importancia en el actuar de una persona o de una institución. En cualquier caso, se debe de tomar en cuenta que la generación de documentos no se reduce al simple acto de producirlos para después solo almacenarlos. Sino tiene como propósito consultar y recuperar, eficaz y oportunamente, la información. En este sentido, la organización documental debe de garantizar el “acceso a la información”.
En las instituciones, el derecho de acceso a la información pública, solo se puede ejercer a través de una adecuada organización documental. Que, en resumidas cuentas, significa contar con archivos clasificados, ordenados y descritos. Siguiendo este orden de ideas, la clasificación es el establecimiento de la estructura documental, la cual pertenece a las unidades administrativas, que a su vez ejecuta funciones asignadas. Una vez que termina la clasificación, se aplica el proceso de ordenación en el que “se determina qué documento va primero y cuáles van después”. Además, una ordenación bien hecha, permite la ubicación de los documentos y su rápida localización. Finalmente, la descripción consiste en analizar y registrar los datos existentes sobre el contenido de los documentos, favoreciendo la identificación, el acceso y el control de los mismos.
Así, cuando los documentos que obran en los archivos están organizados, mejora la productividad de toda la Institución, pues no se pierde el tiempo buscando la información que se requiere. Asimismo, se conoce y controla el contenido en los documentos, porque mucha de la información que se genera o se recibe contiene datos confidenciales o reservados, y a su vez, se protegen, porque solo las personas autorizadas pueden acceder a ellos.
Por otra parte, la organización documental permite cumplir con las regulaciones normativas legales no solo en materia de archivos, sino también en responsabilidad administrativa, transparencia, protección de datos personales, acceso a la información, sistema anticorrupción, entre otros. Finalmente, cuando una Institución cuenta con un proceso efectivo de organización documental, se pueden iniciar proyectos exitosos de digitalización, con la finalidad de agilizar trámites o servicios, y hacer uso de plataformas o de sistemas tecnológicos que permitan automatizar los procesos documentales.