Desde hace algunos años, las nuevas tecnologías de información y comunicación están evolucionando rápida y continuamente, de tal manera que han logrado que las personas e instituciones se relacionen entre sí a través de nuevas herramientas tecnológicas. Así, por ejemplo, el uso de internet como herramienta de trabajo ha transformado la información contenida en soportes tradicionales como el papel en documentos electrónicos.
El documento electrónico es aquel “…que es generado, gestionado, conservado y transmitido por medios electrónicos, informáticos o telemáticos, siempre que incorporen datos firmados electrónicamente” (Cruz Mundet, 2011).
En la administración pública muchos de los trámites y servicios que los ciudadanos llevan a cabo generan documentos electrónicos, permitiendo no sólo la simplificación y rapidez de estos, sino también el acceso a la información, pues a través del empleo de los medios tecnológicos se ha podido llegar de manera remota a lugares lejanos, facilitado la comunicación y aprovechando los medios y recursos disponibles.
Así, ante la evidente convivencia y necesidad, los documentos electrónicos se ligan a la actividad administrativa del Estado, al cumplimiento de las funciones y al desarrollo de procesos y procedimientos de las instituciones, formando parte de la gestión documental que incluye la producción, organización, acceso, consulta, valoración documental, disposición documental y conservación, en los términos establecidos en el capítulo IX de la Ley General de Archivos.
Por tanto, la administración pública tiene la obligación de prever la preservación a largo plazo de los documentos de archivo electrónico y las acciones de gestión documental electrónico, que además de incluir las mencionadas en el párrafo anterior, también deben de contar con controles de seguridad, almacenamiento, migración de archivos, uso y trazabilidad.
De esta manera los documentos electrónicos exigen a la administración pública, el desarrollo de sistemas de almacenamiento de información en forma electrónica que, además, precise estándares de preservación y conservación. Pero ante este panorama, se plantean otras necesidades impostergables, como el desarrollo de un marco jurídico que valide el ciclo de vida del documento electrónico, así como la capacitación de los servidores públicos y la vinculación de la archivística con otras ciencias. Pues no debemos de olvidar que los soportes electrónicos también contienen información que deben de garantizar a lo largo del tiempo el acceso a la información, la transparencia y la memoria institucional.