De acuerdo a la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información, cada sujeto obligado debe de poner a disposición de cualquier persona toda la información que derive de sus facultades, atribuciones, funciones u objeto social, garantizando que está se encuentre completa, verificable, veraz y oportuna. Y que atienda el principio de máxima publicidad, el derecho de acceso a la información y el derecho de protección de datos personales. Asimismo, tienen la obligación de habilitar todos los medios accesibles a la información y mantenerla actualizada en sus respectivos portales de internet y/o en la Plataforma Nacional de Transparencia.
Con relación a la información que debe de transparentarse en materia archivística, la Ley General de Archivos, señala como obligatorios ocho instrumentos: se trata de instrumentos de control para el ejercicio de procesos documentales, instrumentos de consulta o de acceso a la información, es decir, información orientadora para el ciudadano que desee acceder a la información con el objeto de reconocer al sujeto productor de la misma y el tipo de información que ha generado, y de instrumentos de planeación que se elaboran para señalar las principales acciones y recursos requeridos de trabajo en materia de archivos.
El cumplimiento a estas obligaciones, permite en primera instancia verificar la transversalidad entre los archivos y la transparencia, relacionándolos como un trabajo conjunto, ya que ambos no podrían existir de manera independiente. Socialmente, la información que ofrece la institución a los ciudadanos, promueve un mayor acercamiento entre ambos y es un ejercicio de rendición de cuentas indispensable en la gestión pública y en la gestión documental, toda vez que permite conocer los trabajos que se realizan en los diferentes archivos de las instituciones.
Así, por ejemplo, se puede observar el ciclo de vida de los documentos, el cual se relaciona con su disposición final, es decir, su conservación o baja en los archivos.
Por último, los sujetos obligados que no se ajusten a las obligaciones previstas en la Ley General de Archivos y en la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información, y al mismo tiempo, omitan los deberes de cuidado de la información, causen daño a los documentos, oculten u omitan la entrega de documentos o expedientes, podrán ser acreedores a sanciones de carácter administrativos en términos de la ley aplicable en materia de responsabilidades administrativas de los servidores públicos.