El acto de entrega-recepción es de vital importancia para el cumplimiento del buen desempeño de la función pública, pues a través de este se crean condiciones necesarias para llevar a cabo la transparencia, la rendición de cuentas y, sobre todo, la organización necesaria para la próxima continuidad de labores.
Además, este proceso no solo asegura que se mantenga la integridad de los recursos y procedimientos en uso, sino que también facilita una transición fluida entre los funcionarios salientes y entrantes. Para esto los archivos públicos juegan un rol fundamental, pues derivan de los documentos que se producen y que registran las facultades, funciones, atribuciones o competencias de los sujetos obligados.
Su debida organización y conservación permite transparentar la gestión administrativa y la toma de decisiones para llevar acabo de manera adecuada la entrega – recepción, cabe mencionar que se trata de un proceso administrativo, de cumplimiento obligatorio y formal que se lleva a cabo mediante la elaboración del acta administrativa respectiva, que da fe del estado en que se encuentra la administración saliente para la continuidad de la gestión pública.
En función de la tarea del archivo, en el año 2007 las normas relacionadas con las entrega-recepción han establecido la obligación de ir acompañadas de archivos organizados y la Ley General de Archivos ha puesto énfasis en que “los servidores públicos que deban elaborar un acta de entrega-recepción al separarse de su empleo, cargo o comisión, en los términos de las disposiciones jurídicas aplicables, deberán entregar los archivos que se encuentren bajo su custodia, así como los instrumentos de control y consulta archivísticos actualizados (…)” Pues La correcta implementación de las normativas archivísticas asegura que la información crítica sea preservada y accesible, facilitando así una transición ordenada y la continuidad del servicio público con el mínimo de interrupciones.
Para esto se deben vigilar y seguir los debidos protocolos para llevarlo a cabo, en aras de la próxima transición administrativa que se lleva a cabo durante el proceso de entrega-recepción, el cual responde al acto de responsabilidad de quienes se van y quienes llegan.