Desde hace un par de años, la transparencia ha sido un tema relevante en el quehacer político y en la opinión pública del estado mexicano. Esta temática se ha cimentado en el derecho de acceso a la información a través del artículo 6° de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, y en torno a ello, se ha generado un conjunto de instrumentos jurídicos que desarrollan y contemplan el espíritu de la transparencia y, por ende, el de los archivos.
Transparencia y Archivos son dos conceptos ligados y tan necesarios uno del otro. El concepto “Archivo” se refiere al “conjunto organizado de documentos producidos o recibidos por los sujetos obligados en el ejercicio de sus atribuciones y funciones” y los documentos que de estos derivan, se vinculan directamente con la información y con su génesis u origen. En sus caracteres más importantes son depositarios de información auténtica, fiable, única y probatoria, su utilidad para defender los derechos de los ciudadanos permite garantizar un ejercicio real del derecho de acceso a la información. A su vez, la transparencia se ejerce a través de una serie de prácticas y principios que aseguren que la información esté disponible, accesible, completa y compresible para todos los interesados.
Sin embargo, la gestión documental dentro de las instituciones gubernamentales es muy compleja y poco eficiente en presupuesto y operación. Y entonces, a pesar de que los archivos son el eje fundamental de la transparencia, dejan de tener la seriedad y la relevancia que por naturaleza se les confiere, porque en la práctica, los archivos siguen siendo inmensas masas documentales en donde la información es difícil de localizar. Entonces, la transparencia no es solo una cuestión de acceso a la información, sino también de cómo se maneja y se presenta esa información.
Por ello, es fundamental contar con normatividad, procesos, infraestructura, material y personal para organizar, conservar y preservar la información contenida en los documentos de las instituciones. Siendo esenciales los archivos como custodios de información que permitan establecer una sociedad informada y democrática, proporcionando el fundamento sobre el cual se propicie la transparencia.